zaterdag 16 januari 2016

Google Forms, formRanger en formMule

Belofte maakt schuld. Ik twitterde blij:

En uit de reacties bleek dat mensen wel wilden weten hoe ik dat inschrijfformulier had gemaakt. Ok, bij deze.

Context
In de examenklassen bieden we tijdens de lessen sport & bewegen ook sportoriëntatie aan. We willen de leerlingen de mogelijkheid bieden om sporten te kiezen die tijdens de reguliere lessen niet zo snel aan bod komen. Om dat een beetje te kunnen organiseren werken we met de examenklassen in blokuren en is elke klas naast een andere klas in het rooster gezet. Er zijn zo 4 momenten in de week dat er 2 examenklassen tegelijkertijd les hebben. Onze sportoriëntatie duurt 8 weken. Elke 2 weken kiest elke leerling een nieuw onderdeel uit 3 nieuwe mogelijkheden. (Ben je er nog?)

Inschrijven deden we altijd via inschrijflijsten die in de gang hingen. Per twee weken gaven leerlingen dan aan wat hun 1e en 2e keus was. Dat leverde vaak gezeur op: doorgekraste namen bijvoorbeeld. Stapels papier te verwerken voor ons. Maar ook: hele vrienden en vriendinnengroepen die zichzelf allemaal voor hetzelfde opgaven, zonder te bedenken of ze dat onderdeel wel tof vonden. 

Dat moest sneller, simpeler en eerlijker kunnen!

Daarvoor heb ik een formulier van Willem Karssenbergh (@trendmatcher) als basis genomen. Hij legt hier perfect uit hoe je met behulp van de add-on FormRanger een Google formulier maakt met maximum inschrijvingen. Ik had echter niet één groep die zich moest kunnen opgeven voor meerdere rondes met dezelfde keuzes, ik had vier groepen die zich moesten kunnen opgeven voor meerdere rondes met steeds weer nieuwe keuzes... En dat wilde ik wel in één formulier hebben! 

Er was nog een probleem dat ik graag opgelost wilde hebben. De ervaring leert dat als wij onze leerlingen vooraf laten inschrijven, dat ze na het eerste onderdeel zijn vergeten voor welke andere onderdelen ze zich ook alweer hebben ingeschreven. Ik wilde dus graag dat ze een kopie zouden krijgen van de keuzes die ze gemaakt hebben, zodat ze in ieder geval de mogelijkheid hebben om in geval van vergeten het zelf weer op te zoeken. 

Probleem 1. Oplossing 1. 
Samen met een vriend van mij (@MarkEkelhof) heb ik flink zitten puzzelen hoe dit op te lossen. Het is gelukt door - om te beginnen - in het formulier verschillende pagina's te maken. Afhankelijk van het antwoord op de vraag "In welke klas zit je?" worden leerlingen naar de groepspagina geleid waar ze de keuzes voor hun groep kunnen maken.  



Vervolgens moest het spreadsheet van Willem ook nog aardig aangepast worden. Er zijn namelijk meer groepen, die bij elke ronde uit nieuwe onderdelen moeten kunnen kiezen. Als voor groep 1 de workshop Squash vol is, moet die optie voor groep 1 verdwijnen, maar voor de andere groepen zichtbaar blijven. Dat kwam er zo uit te zien:













De originele formule van Willem werkte op de een of andere manier niet, dus die heb ik iets aangepast. Je ziet de formule die bij de geselecteerde cel hoort. Op het moment dat van Groep 1 in Ronde 1 er in totaal 15 leerlingen voor Squash hebben gekozen, verdwijnt deze keuze uit de lijst. De volgende leerling kan dan alleen nog maar voor Schermen of Basketbal kiezen. Hoe ik FormRanger daar voor gebruikt heb, laat ik zien in deze screencast:



Mijn voorbeeld spreadsheet kun je gebruiken als basis voor je eigen formulier. Mijn formule heeft t.o.v. die van Willem wel een nadeel. Bij Willem verwees de formule naar de 1e kolom om daar z'n waarde uit te halen: 

=if(countif('Formulierreacties'!D:D;A2)<B2; A2; "")

Die deed het echter bij mij niet, maar wel als ik letterlijk de waarde overnam:

=if(countif('Formulierreacties'!D:D; "Squash")<B2; "Squash"; "")

Dat betekende dat ik dat bij elke cel moest doen. 4 groepen. 12 onderdelen. 48 formules aanpassen. Als een slimmerd daar nog een betere oplossing voor heeft?

Probleem 2. Oplossing 2.
Het probleem van de vergeetachtige leerlingen. Ik zou ze zo graag op een briefje geven wat hun keuzes zijn zodat ze dat altijd even kunnen raadplegen. Raad eens? Dat kan! Met behulp van de add-on formMule. Deze add-on leest de gegevens uit je spreadsheet en gebruikt deze om een standaard mail te versturen. Dat laat ik zien in de volgende screencast:


Afgelopen vrijdag heb ik 's avonds om 20:00 alle leerlingen (160) een mail gestuurd met de link naar het inschrijfformulier. Een dag later heb ik al 75 aanmeldingen! Volgende week in de mentorlessen de rest en dan heb ik alle opgaven netjes in één formulier. Selecteren op groep en onderdeel en de presentielijsten zijn klaar. Easy!


Geen opmerkingen:

Een reactie posten